С 1 января 2021 российские работодатели начнут принимать электронные трудовые книжки. При этом работник при желании может продолжить пользоваться бумажной версией документа, и работодатель не будет иметь права отказать работнику в этом. Соответствующую нормативно-правовую базу утвердили в правительстве.
На сайте правительства России опубликован документ №1017 от 10 июля 2020 года, который регламентирует использование электронных трудовых книжек. На сайте правительства сказано также, что электронная форма документа представляет собой почти полный аналог бумажной. Она содержит в себе сведения о сотруднике, месте его работы, а также о дате приема и увольнения. Помимо этого, в ней указываются причины, по которой был прекращен трудовой договор.
Получить электронную трудовую книжку сотрудники могут путем написания заявления своему работодателю. Срок его подачи не позднее 31 декабря 2020 года. Если этого не сделать, работодатель продолжит вести бумажную трудовую книжку сотрудника. В этом случае возможность перехода на электронную книжку по-прежнему сохраняется. Сделать это можно будет в любой момент после 2021 года.
Переход работника на электронную трудовую книжку не означает, что привычная бумажная версия теряет свою юридическую силу. После написания заявления о переходе бумажная книжка будет выдана ему на руки, но её нужно будет сохранить, поскольку электронная версия будет содержать исключительно те сведения, что были внесены в нее с 2020 года. Более ранняя информация останется только в бумажном варианте.
При этом ответственность за хранение бумажной трудовой книжки полностью ложится на владельца. Если заявление о переходе не написать, ответственность за бумажную трудовую по-прежнему будет нести работодатель.
Если бумажные трудовые книжки хранятся в отделе кадров предприятия или на руках у владельца в период поиска им работы, и получить доступ к ней работник может в любой момент без интернета, то с электронными книжками в этом плане все иначе. Посмотреть свою электронную трудовую сотрудник сможет исключительно через свой личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России (ПФР) или на портале госуслуг.
Если же потребуется выписка из электронной трудовой, то для этого придется обращаться в отделение ПФР, либо в многофункциональный центр (МФЦ). При необходимости соответствующий запрос можно передать последнему работодателю.
Переход на электронные версии трудовых книжек должен упростить работу сотрудника со своими документами. Помимо этого, электронное ведение документооборота существенным образом дешевле для работодателя.