К концу 2022 года в России завершится разработка государственной информационной системы «Платформа "Центр хранения электронных документов"» (Платформа «ЦХЭД»). С вводом в эксплуатацию системы документы, созданные в электронном виде, будут передаваться на постоянное архивное хранение онлайн, без обязательной печати на бумаге. Оператором платформы «ЦХЭД» является Минцифры России.
В рамках существующих правил все федеральные ведомства должны отправлять документы в Государственный архив России в печатном виде. Речь идет даже об электронных документах, подписанных электронной подписью. Это влечет избыточный расход бумаги и создает нагрузку на ведомства.
Платформа «ЦХЭД» отменит обязательную печать электронных документов, направляемых в Государственный архив.
«Архивные документы содержат значимую для государства и общества информацию, которая подлежит хранению. Новая платформа позволит передавать электронные архивные документы на хранение и вести учет этих документов, не прибегая к созданию бумажных версий. Такая мера не только поможет экономить средства на печати, но и оптимизирует процессы делопроизводства и сократит трудозатраты работников архивов. Мы совместно с Росархивом стараемся максимально упростить задачу ведомствам по переходу на электронное хранение. Например, для ведомств, где нет архивного модуля в их системе документооборота, мы разрабатываем облачное приложение. Там можно будет временно хранить и в дальнейшем отправлять документы в "ЦХЭД"», – отмечает замглавы Минцифры России Андрей Черненко.
Платформа «ЦХЭД» создается для комплектования, учёта, хранения и использования электронных архивных документов. Система обеспечит сохранность, целостность и пригодность документов для использования на протяжении всего срока хранения с сохранением юридической значимости.
К платформе в рамках опытной эксплуатации уже подключились 14 ведомств, среди них – Минпромторг, Минпросвещения, Росстандарт, Ростуризм, Минвостокразвития и другие. До конца года количество подключенных органов власти увеличится до 20.
Заказчиком системы является Федеральное архивное агентство, разработкой и развитием платформы «ЦХЭД» занимается подвед Минцифры России НИИ «Восход». «ГИС «Платформа "ЦХЭД"» будет подключена к системе межведомственного электронного документооборота. Благодаря этому ведомства смогут направлять электронные архивные документы в Государственный архив Российской Федерации на хранение, а также получать подтверждение о размещении документов в нем. Документы, направляемые на хранение, будут иметь усиленную квалифицированную электронную подпись. Автоматизация поиска документов в системе позволит при необходимости быстро найти нужный документ», – говорит директор ФГАУ НИИ «Восход» Максим Рымар.